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En 2019, les sorties scolaires dans des musées représentaient 35% de projets à l’école et 51% au collège. Aujourd’hui, de nombreuses initiatives ont pour but d’accroître le nombre de sorties de groupes scolaires au musée. L’objectif est de donner la chance aux élèves de profiter d’ateliers, de visites et d’enrichissement culturel au cœur d’institutions, au-delà du périscolaire. Nous pensons notamment au programme d’Éducation Artistique et Culturelle (EAC). Ce besoin est d’autant plus fort suite au contexte de crise sanitaire que nous traversons encore à l’heure actuelle : le public scolaire a besoin et envie de retourner au musée.
D’un autre côté, le public scolaire représente parfois plus de 40% des visiteurs d’un musée, une part non négligeable. Et, croyez-nous, les musées sont impatients de les retrouver !
Découvrez comment, en partant de ces divers constats, nous avons créé un produit qui facilite la réservation des visites pour les groupes scolaires au cœur des musées.
Une collaboration au service des musées et des instituteurs
Ce nouveau produit tient son origine d’un partenariat de longue durée avec le Musée de la Grande Guerre de Meaux.
En effet, nous avons d’abord déployé en 2019 un chatbot de médiation pour le Circuit de la Marne 14. Ce dispositif accompagne les visiteurs dans un parcours qui retrace l’histoire du territoire à travers 10 monuments.
Aussi, en 2020, les équipes nous ont fait part de leur besoin d’automatiser les réponses aux requêtes récurrentes des visiteurs. Suite à cela, nous avons mis en place un chatbot d’informations pratiques. Depuis, Jean répond aux questionnements des visiteurs pour préparer leur venue au musée du mieux qu’il soit !
C’est après ces deux projets fructueux que les équipes du Musée sont venues vers nous pour nous faire part d’un besoin particulier. Il s’agissait de simplifier la réservation de visite pour les groupes scolaire, à la fois pour le corps enseignant ET le chargé de réservation. Cette tâche était jusqu’alors souvent effectuée par téléphone et suivie de nombreux échanges afin de convenir des contours de la visite scolaire. Les groupes scolaires représentent 40% des publics du Musée de la Grande Guerre de Meaux. Les problématiques liées aux réservations des groupes scolaires représentaient donc un investissement de temps conséquent. Organiser une visite éducative pour un ou plusieurs groupes d’enfants dans le cadre scolaire se révélait plutôt long et fastidieux.
Afin de développer un outil qui réponde au mieux aux besoins de notre partenaire et des enseignants, nous nous sommes intéressés à leurs usages. Nos équipes ont d’abord étudié les différentes étapes qui constituaient une réservation de visite pour un groupe scolaire. L’objectif était de se rendre compte des améliorations qu’il était possible d’apporter et d’automatiser la plupart d’entre elles grâce à la technologie. Cette étude a permis de créer un outil adapté aux enjeux des deux parties. Le Musée de la Grande Guerre de Meaux est le premier à proposer un chatbot de réservation qui permet à l’enseignant de planifier une visite en quelques clics !
Vous souhaitez en savoir plus ? Nous vous dévoilons quelques fonctionnalités, sans plus attendre.
Les fonctionnalités du chatbot de réservation pour les groupes scolaires
L’outil a été développé en partenariat avec Vivaticket, qui propose un service de billetterie en ligne.
Concrètement, l’outil est un chatbot qui pose les questions essentielles à la réservation de créneaux pour les groupes scolaires. Entre le nombre d’élèves, le niveau de la classe ou encore le type de visite à sélectionner, tout est pensé pour simplifier la tâche. Une fois toutes les réponses apportées à l’assistant conversationnel, un dossier de réservation est créé directement au sein de la billetterie. Il ne reste alors que la validation du dossier et la création du devis pour le chargé de réservation. Et en quelques minutes, le tour est joué !
Cet outil permet d’accompagner l’enseignant dans sa démarche, puisqu’il est accessible directement sur le site de l’institution. L’expérience est simplifiée et plus rapide à effectuer.
Grâce à notre collaboration avec Vivaticket, nous avons pu développer une fonctionnalité qui connecte le calendrier du musée directement au chatbot. Cela permet à l’enseignant de voir les disponibilités en temps réel et d’éviter les problèmes fréquents de disponibilité de dates.
Un mois après la mise en place de l’outil en décembre dernier, le Musée de la Grande Guerre de Meaux comptabilise une cinquantaine de réservations. Cela a permis à plus de 2300 élèves en quête d’apprentissage de fouler le parvis du plus grand musée européen dédié à la première guerre mondiale.
Du côté du chargé de réservation, cet outil lui a permis de libérer une journée par mois (en gagnant en moyenne 15 minutes par dossier) afin de consacrer du temps à d’autres tâches créatrices de valeur pour l’institution…
Les musées sont des lieux de savoirs essentiels. Ils jouent un rôle important dans la transmission du devoir de mémoire aux jeunes publics. Chez Ask Mona, nous cherchons à démocratiser l’accès à la culture au plus grand nombre. Pouvoir faciliter l’accès à l’opportunité d’enrichissement culturel que représentent les institutions nous parait essentiel. Et ce d’autant plus pour les scolaires qui représentent les prochaines générations de citoyens. Nous espérons que cet outil permettra au plus grand nombre d’élèves d’accéder à des lieux de culture !
Vous souhaitez avoir un aperçu du produit ? Comprendre comment il fonctionne ? Obtenez le replay de notre webinaire sur le sujet, à l’occasion du quel nous avions accueilli Vivaticket et le Musée de la Grande Guerre de Meaux !
